PDF — Portable Document Format
PDF (Portable Document Format) ist ein 1993 von Adobe entwickeltes Dokumentformat und heute ein offener ISO-Standard (ISO 32000). Sein Markenzeichen ist das feste Layout: Ein PDF beschreibt exakt, wo jedes Zeichen, jede Linie und jedes Bild auf der Seite sitzt — das Dokument wird daher auf jedem Gerät, Betriebssystem und Drucker identisch dargestellt.
Ein PDF kann Text, Schriften, Vektorgrafiken, Bilder, Formulare, Anmerkungen und digitale Signaturen enthalten — alles, was nötig ist, um ein fertiges Dokument originalgetreu wiederzugeben.
Wofür PDF-Dateien verwendet werden
- Versand finaler Dokumente: Verträge, Rechnungen, Lebensläufe, Berichte und offizielle Schreiben
- Druckfertige Dateien — was Sie sehen, wird auch gedruckt
- Formulare zum Ausfüllen und Unterschreiben
- Langzeitarchivierung (die Variante PDF/A ist dafür ausgelegt)
- E-Books, Handbücher und Datenblätter
Vorteile
- Wird überall identisch dargestellt — keine Überraschungen bei Schrift und Layout
- Öffnet sich auf praktisch jedem Gerät, auch in jedem Webbrowser
- Unterstützt digitale Signaturen und Passwortschutz
- Kompakt bei textlastigen Dokumenten
Grenzen
- Schwer zu bearbeiten — PDFs sind als finales Ausgabeformat gedacht, nicht als Arbeitsdokumente
- Das Extrahieren von Inhalten (Text, Tabellen) ist verlustbehaftet und oft mühsam
- Gescannte PDFs enthalten nur Bilder von Text — Suchen oder Bearbeiten erfordert OCR
- Komplexe Layouts passen sich auf kleinen Bildschirmen schlecht an
So öffnen Sie eine PDF-Datei
Jeder moderne Webbrowser öffnet PDFs direkt — ziehen Sie die Datei einfach in ein Browserfenster. Eigene Reader sind etwa Adobe Acrobat Reader, Vorschau (in macOS integriert) und zahllose Mobil-Apps. Zum Bearbeiten braucht es Spezialsoftware — deshalb ist die Umwandlung in ein bearbeitbares Format oft der praktischere Weg.