Diferença entre CSV e XLSX: qual usar?

XLSX é a pasta de trabalho completa do Excel, com fórmulas, formatação e várias abas. CSV é texto puro com uma única tabela de valores. Use XLSX enquanto as pessoas trabalham nos dados e CSV quando os dados vão para outro sistema.

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A resposta curta

Um arquivo CSV não é um arquivo do Excel, mesmo que o Excel o abra e o Windows mostre o ícone verde. CSV é texto puro: uma linha por registro, com os valores separados por vírgula ou, no Brasil, por ponto e vírgula. XLSX é o formato próprio do Excel: uma pasta de trabalho compactada que guarda fórmulas, formatação, tipos de dados, gráficos e várias abas. Use XLSX para documentos de trabalho e CSV para trocar dados entre programas.

As diferenças que importam

Fórmulas: o XLSX guarda as fórmulas; o CSV guarda só os valores calculados.
Formatação: o XLSX mantém fontes, cores, largura de colunas e formatos de número (como R$ e %); o CSV não tem nenhuma.
Abas: o XLSX comporta várias planilhas; o CSV tem exatamente uma tabela.
Tipos de dados: o XLSX sabe que uma célula é data, moeda ou texto; no CSV tudo é texto e o programa que abre tenta adivinhar, e é assim que zeros à esquerda do CEP e datas se perdem.
Compatibilidade: todo banco de dados, linguagem de programação e formulário de importação lê CSV; o XLSX exige um programa ou biblioteca de planilhas.
Tamanho: para dados simples, o CSV costuma ser mais leve e bem mais rápido de processar; o XLSX é compactado, mas carrega mais estrutura.
Limite de linhas: uma planilha do Excel para em 1.048.576 linhas. O CSV não tem limite próprio, mas o Excel só mostra até esse número ao abrir um.

Quando usar CSV

Importar produtos, clientes ou transações em uma loja virtual, CRM, ferramenta de e-mail ou sistema bancário.
Exportar dados para um banco de dados, um script ou uma ferramenta de análise.
Bases muito grandes, que ficariam lentas ou nem abririam como pasta de trabalho.
Sempre que dois programas precisam trocar uma tabela e você não sabe que outro formato eles aceitam.

Quando usar XLSX

Orçamentos, relatórios, controles financeiros e modelos com fórmulas.
Arquivos que pessoas vão ler, filtrar, formatar e comentar.
Pastas de trabalho com várias abas ou gráficos relacionados.
Dados com zeros à esquerda (CEP, códigos), números longos ou datas que não podem ser reinterpretados.

CSV é o mesmo que Excel?

Não. O Excel abre e salva arquivos CSV, por isso eles costumam aparecer com o ícone do Excel, mas salvar uma pasta de trabalho como CSV mantém só os valores da aba atual. Fórmulas, formatação e as outras abas são descartadas. Guarde o XLSX como cópia principal e exporte um CSV sempre que outro sistema pedir.

Um detalhe brasileiro: como a vírgula é o nosso separador decimal, o Excel em português salva CSV com ponto e vírgula. Muitos sistemas estrangeiros esperam vírgula, e é daí que vem a clássica planilha que abre tudo em uma coluna só.

Como converter de um para o outro

O Filembly converte nos dois sentidos, grátis e sem cadastro. De XLSX para CSV, exporta a primeira aba como um arquivo UTF-8 separado por vírgula, com os acentos preservados. De CSV para XLSX, detecta vírgula, ponto e vírgula, tab e barra vertical sozinho, então a planilha abre com cada valor na sua coluna. Os arquivos são processados em memória e nunca ficam armazenados.